Werkafspraken lokale sport- en beweegloketten voor sportbonden

Als sportsector zijn we sinds enkele jaren met elkaar in gesprek over hoe we sportaanbieders in Nederland zo goed mogelijk kunnen ondersteunen. Een brede inventarisatie bij en met een groot deel van de organisaties die zich bezighouden met clubondersteuning wijst uit dat intensievere samenwerking nodig is. Om deze samenwerking te intensiveren zijn sinds de ingang van Sportakkoord II in verschillende regio’s en gemeentes lokale sport- en beweegloketten gestart. Op deze plekken zijn samenwerkingsafspraken geformaliseerd tussen alle partijen die actief zijn op het gebied van clubondersteuning. Elk sport- en beweegloket focust zich op de afstemming onderling en de best passende ondersteuning voor de sportaanbieder. De start van deze lokale sport- en beweegloketten is een eerste aanzet tot een intensieve, gecoördineerde samenwerking.

Gedeeld referentiekader

We streven naar een landelijk dekkend netwerk van sport- en beweegloketten. Dat betekent dat er in elke gemeente of regio werkafspraken (of samenwerkingsafspraken) moeten komen. Om te zorgen voor synergie en om te voorkomen dat iedere plek het wiel opnieuw uitvindt, hebben enkele grote gemeenten en sportbonden een lijst met werkafspraken opgesteld. Deze vind je verderop in dit document. Deze werkafspraken dienen als gedeeld referentiekader.

Gaandeweg nieuwe inzichten

Het toewerken naar een landelijk dekkend netwerk van sport- en beweegloketten is een beweging waarin we gaandeweg tot nieuwe inzichten komen. Zo blijkt uit gesprekken met o.a. sportbonden, gemeenten en lokale sportservices dat bestaande relaties met sportaanbieders als zeer waardevol worden ervaren. Het is dan ook niet de bedoeling dat de oprichting van een lokaal sport- en beweegloket ten koste gaat van deze relaties. Een sportaanbieder kan bijvoorbeeld prima contact hebben met een verenigingsadviseur van een sportbond over sportspecifieke onderwerpen en tegelijkertijd contact hebben met een clubondersteuner bij de gemeente of lokale sportservice over onderwerpen die lokaal spelen.

Je kunt een sport- en beweegloket dus zien als een netwerkorganisatie waarin de betrokken partijen met elkaar samenwerken. Om zo te zorgen voor de best mogelijke ondersteuning voor sportaanbieders. Binnen deze samenwerking is het van belang dat de betrokken personen bij de sportbond, gemeente of lokale sportservice elkaar op de hoogte brengen van zaken die voor eenieder relevant zijn. Én dat elke sportaanbieder weet waar ze terecht kan.

Drie basisvoorwaarden

We hanteren drie basisvoorwaarden voor een goed functionerend lokaal sport- en beweegloket, namelijk meervoudige partijdigheid, regie en kwaliteit. Meer hierover lees je in ‘Basisvoorwaarden en kaders sport- en beweegloketten’. Deze basisvoorwaarden gebruik je bij de eerste oriënterende gesprekken over de totstandkoming van het lokale sport- en beweegloket.

Na de eerste oriënterende gesprekken werk je toe naar een aantal concrete werkafspraken. Deze lees je hieronder.

Werkafspraken lokale sport- en beweegloketten

De werkafspraken die je hieronder leest zijn samengesteld door enkele grote gemeenten en sportbonden en op basis van de ervaringen van de tot nu toe gestarte lokale sport- en beweegloketten. Met ‘we’ bedoelen we hieronder ‘de betrokken lokale partijen en sportbonden’.

Afspraak 1: we zorgen voor een gezamenlijk en overzichtelijk relatiebeheer met sportaanbieders en een proactief programma rond clubondersteuning.

• We stemmen met elkaar af hoe we proactief met elkaar contact onderhouden met de sportaanbieders in het werkgebied. En welke rollen en verantwoordelijkheden de betrokken partijen daarbij hebben;
• Als we een bijeenkomst, training of cursus organiseren, stemmen we – voordat we de uitnodiging versturen – altijd af in het netwerk om te kijken of er
  1.) kan worden samengewerkt en of er
  2.) geen conflicterende activiteiten staan gepland.

Afspraak 2: het maakt niet uit waar de sportaanbieder aanklopt. De sportaanbieder kan erop vertrouwen dat de partijen ‘aan de achterkant’ samen zorgen voor zo goed mogelijke ondersteuning.

• De ontvanger van de hulpvraag bepaalt of er een direct antwoord gegeven kan worden of dat er verdiepende ondersteuning gewenst is;
• Bij direct antwoord brengt de ontvanger de andere netwerkpartners op de hoogte;
• Indien de ontvanger niet zelf direct kan antwoorden, bijvoorbeeld bij een sportspecifiek vraagstuk, speelt de ontvanger de vraag door naar een andere netwerkpartner die de vraag mogelijk wel kan beantwoorden;
• Als de ontvanger van de hulpvraag constateert dat er meer informatie nodig is -bijvoorbeeld omdat het om een complexe hulpvraag gaat – volgt altijd een verdiepend intakegesprek. Over de intake vindt vooraf afstemming plaats met de betrokken partijen. Na de intake wordt gezamenlijk bepaald welke ondersteuning wordt ingezet. De gelden die voor clubondersteuning beschikbaar zijn worden waar mogelijk gebundeld.

Afspraak 3: we delen actief kennis, data en expertise.

• We houden actief een overzicht bij van alle betrokken partijen en personen, inclusief hun aandachtsgebieden en expertises;
• We delen onderling relevante informatie over wat er speelt bij sportaanbieders. Denk aan data en inzichten uit de praktijk;
• We werken gezamenlijk toe naar een eenvoudige en veilige werkwijze voor het (digitaal) delen van deze informatie.

Afspraak 4: we leren van en met elkaar om de kwaliteit van clubondersteuning te verhogen

• We doen mee aan de activiteiten die door het landelijke coördinatieteam (of andere bovenliggende structuren) worden georganiseerd;
• We zorgen dat iedereen die bij, voor of namens het sport- en beweegloket werkt, is aangesloten bij het kwaliteitszorgsysteem (op dit moment fungeert het Sport Professionals Netwerk als kwaliteitszorgsysteem);
• We werken de visie op het effectief ondersteunen, begeleiden en faciliteren van sportaanbieders verder uit, gefaciliteerd door het landelijk coördinatieteam sport- en beweegloketten.